Office Manager mit Administrations- und Gastgeberaufgaben (100%)

Werde Teil unseres dynamischen Multi-Family Office Teams!

In unserem Office Management-Team, bestehend aus zwei Mitarbeitenden, suchen wir nach herausragenden Talenten wie dir, die eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und eine natürliche Freude am Umgang mit Menschen mitbringen. In unserer dynamischen Branche sind Flexibilität und die Bereitschaft, in unterschiedlichen Projektbereichen zu unterstützen, unerlässlich.

Wir glauben, dass ein positives Arbeitsumfeld, das von gegenseitiger Unterstützung und Humor geprägt ist, wesentlich zum Erfolg unseres Unternehmens beiträgt. Dabei ist eine langfristige Beziehung mit unseren Mitarbeitenden entscheidend und wir wollen dir eine Arbeitsumgebung bieten, die dein persönliches und berufliches Wachstum fördert.

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Deine Tätigkeiten bei uns:

Im Team mit deiner Arbeitskollegin im Office Management sitzt Du am Empfang und repräsentierst Marcuard Family Office. Du organisierst den Zutritt, empfängst und bewirtest unsere Kunden und Gäste und hilfst so, eine optimale Betreuung sicherzustellen. Mit deinem herzlichen und professionellen Auftreten trägst du zum positiven Eindruck bei, welchen unser Unternehmen vermittelt. Auch die Mitarbeiterbetreuung an Meetings, internen Workshops und anderen Treffen ist Teil deiner Aufgabe. Bei internen und externen Events bist du für Logistik und Organisation zuständig. Ausserdem kümmerst du dich bei Störungen und Mängeln des Office Equipments um deren Behebung.

Neben diesen Aufgaben nimmst du Telefonanrufe in deutscher und englischer Sprache entgegen, leitest diese weiter und bearbeitest E-Mail-Korrespondenz. Du unterstützt unsere MitarbeiterInnen bei der Terminplanung, Postverwaltung und anderen administrativen Aufgaben. Allgemeine Office Management Aufgaben, wie Materialverwaltung, Küchenordnung, Datenablage, CRM-Pflege sowie Planung und Organisation von Getränke- und Essensnachschub gehören ebenfalls zu deinem Tätigkeitsbereich.

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Was wir von dir erwarten:

• Persönlichkeit: Du integrierst dich in das Team mit Empathie und Hilfsbereitschaft. Kommunikation mit Kunden und internen Stellen ist eine Stärke von dir.
• Dienstleistungsbereitschaft: Freude am Umgang mit Menschen, freundliches und professionelles Auftreten mit dem Auge fürs Detail sowie einwandfreie Umgangsformen.‍
• Fachliche Kompetenz: Kaufmännische Berufsbildung, bevorzugt im Finanzbereich. Du bist AllrounderIn und hältst gerne verschiedene Bälle in der Luft.‍
• Gastgebererfahrung: Idealerweise hast Du schon Erfahrung als EmpfangsmitarbeiterIn.‍
• Motivation: Du hast ein hohes Mass an Eigenmotivation und bleibst in Stresssituationen ruhig.‍
• Teamfähigkeit: Es bereitet dir Freude, im Team zu arbeiten, dein Wissen zu teilen und gemeinsam unsere Ziele zu erreichen.‍
• Vertrauenswürdigkeit: Du wirst mit sehr vertraulichen Daten arbeiten und wir, wie auch unsere Kunden, erwarten absolute Diskretion.‍
• Sprachkenntnisse: Fliessend in Schweizerdeutsch, Deutsch und Englisch (in Wort und Schrift); weitere Sprachen von Vorteil.

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Was wir bieten:

• Innovative Arbeitsumgebung: Arbeite in einem dynamischen, selbstbestimmten und zukunftsorientierten Unternehmen.‍
• Professionelle Entwicklung: Nutze Möglichkeiten zur Weiterbildung und persönlichen Entwicklung.
• ‍Kundenstruktur: Bei uns triffst du auf eine Firma mit einer diversifizierten Kundenstruktur. Du hast die Chance, verschiedene spannende Menschen, Bedürfnisse und Fragestellungen anzutreffen und davon zu lernen.‍
• Netzwerk: Durch unsere langjährigen Erfahrungen haben wir ein grosses Netzwerk in der Schweiz und im Ausland, welches wir mit dir teilen.‍
• Wertschätzende Kultur: Geniesse eine Kultur der Anerkennung und des Respekts.‍
• Beteiligungsmöglichkeit: Du kannst dich an unserer Firma beteiligen und so von unserem langfristigen Erfolg profitieren.

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Bist du bereit für diese Herausforderung?

Dann bewirb dich jetzt über diesen LINK und werde Teil unseres Teams! Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen.